Recommendation Letter বা সুপারিশ পত্র লেখার নিয়ম

সঠিক তথ্যের উপর ভিত্তি করে তৈরিকৃত ভালো একটি সুপারিশপত্র (recommendation letter), কর্মক্ষেত্রে একজন আবেদনকারীর অভিজ্ঞতা সম্পর্কে প্রাপককে ধারণা দিয়ে থাকে। অধ্যয়ন বা কর্মক্ষেত্রে সুপারিশকারীর সঙ্গে আবেদনকারীর বাস্তব অভিজ্ঞতাকে; নিয়োগকারীর কাছে বোধগম্য করে থাকে একটি সুপারিশপত্র।   

কারো জন্য সুপারিশপত্র লিখতে রাজি হবার আগে কিছু ব্যাপার নিশ্চিত হয়ে নেয়া প্রয়োজন। নিচে সেগুলো উল্লেখ করা হলঃ

• আবেদনকারীর সঙ্গে সরাসরি ব্যক্তিগত পর্যায়ে কাজ করা হয়েছে কিনা
• আবেদনকারীকে সরাসরি পর্যবেক্ষণ করা হয়েছে কিনা
• আবেদনকারীর কাজের দক্ষতা এবং সক্ষমতা সম্পর্কে জানেন কিনা
• আবেদনকারীর এককভাবে করা কোন কাজের দৃষ্টান্ত আপনার কাছে আছে কিনা
• আবেদনকারী ব্যক্তির সম্পর্কে ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া দিতে পারবেন কিনা

কারো জন্য সুপারিশ পত্র লিখতে রাজি হবার পূর্বেই উক্ত পয়েন্টগুলোকে বিবেচনায় নেয়া উচিৎ। এসব তথ্য একজন সুপারিশকারীর ভালভাবে জানা না থাকলে, তার দ্বারা লিখিত সুপারিশপত্রে আবেদনকারীর সম্পর্কে ভালো একটি সুপারিশপত্র লিখা সম্ভব হবে না। উল্টো নিয়োগদাতা ব্যক্তির কাছে নেতিবাচক প্রভাব পড়তে পারে।

Components of a recommendation letter

প্রতিটি সুপারিশপত্রে ৩টি মূল উপাদান থাকা অত্যাবশ্যক। সেগুলো একজন নিয়োগকারীর নিকট আবেদনকারীকে ভালভাবে উপস্থাপন করতে সহায়তা করে থাকে।

নিচে এগুলো উল্লেখ করা হলঃ

• একবাক্য/ প্যারাগ্রাফের মাধ্যমে আবেদনকারী ব্যক্তিকে কিভাবে এবং কতদিন যাবৎ চেনেন সেসম্পর্কে উল্লেখ করা
• আবেদনকারী ব্যক্তিটির উল্লেখযোগ্য দক্ষতা এবং অর্জন; সম্ভব হলে দৃষ্টান্তের সঙ্গে সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা উল্লেখ করে দেয়া। যা প্রার্থীর যোগ্যতা এবং সক্ষমতা সম্পর্কে নিয়োগকারীকে একটি ধারণা দিতে সক্ষম
• আবেদনকারী ব্যক্তিকে সুপারিশ করার অন্যতম প্রধান প্রধান কারণ এবং কোন মাত্রা পর্যন্ত প্রার্থীটিকে সুপারিশ করছেন তা সংক্ষিপ্তভাবে উল্লেখ করা

Who needs one

Recommendation letter বা সুপারিশপত্র সবচেয়ে বেশি যাদের প্রয়োজন হয়ে থাকে, তাদের মাঝে অন্যতম হল উচ্চশিক্ষার জন্য স্নাতক, স্নাতকোত্তর পর্যায়ে পড়তে যেতে ইচ্ছুক শিক্ষার্থী, স্কলারশিপ বা ফেলোশিপ এর জন্য আবেদন করা শিক্ষার্থী।

শিক্ষার্থীদের জন্য সাধারণত তাদের শিক্ষকগণ সুপারিশপত্র প্রদান করে থাকেন। এধরনের Recommendation letter এ সুপারিশকারীর দৃষ্টিতে শিক্ষার্থীর অর্জন, দক্ষতা, যোগ্যতা এবং প্রতিভা নিয়ে ইতিবাচক মন্তব্য উল্লেখ করা হয়ে থাকে।

শিক্ষার্থী ব্যতীত আরো একশ্রেনীর মানুষের সুপারিশপত্র প্রয়োজন হয়ে থাকে। যারা কিনা কাজের জন্য বিভিন্ন জায়গায় আবেদন করছেন।  এধরনের সুপারিশপত্রে কর্মক্ষেত্রে একজন ব্যক্তির দক্ষতা, যোগ্যতা, অভিজ্ঞতা, অর্জন সম্পর্কে তার সুপারভাইজার বা তত্ত্বাবধানকারীর নিজস্ব মতামত এবং পর্যবেক্ষণকে সুপারিশ হিসেবে উল্লেখ করা হয়ে থাকে।

Cover Letter কি? কীভাবে একটি ভালো Cover Letter লিখবেন

Contents of the letter

একটি সুপারিশপত্রে কি কি বিষয় নিয়ে উল্লেখ করা হবে, তা অনেকাংশেই প্রার্থীভেদে নির্ভর করে থাকে। প্রার্থী যদি কোনো শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে বা প্রোগ্রামের জন্য recommendation letter চেয়ে থাকে, তার সুপারিশ পত্র অবশ্যই একজন চাকুরির আবেদনকারীর সুপারিশপত্রের চেয়ে আলাদা হবে।

ক্ষেত্রভেদে অনেক কিছুতেই ভিন্নতা থাকার পরও কিছু বিষয় প্রার্থী নিরপেক্ষভাবেই সুপারিশপত্রে উল্লেখ করতে হয়।

যেমনঃ

• Potential (such as leadership potential)
• Skills/Abilities/Strengths
• Dependability
• Consistence
• Persistence
• Motivation
• Character
• Contributions (to class or community)
• Accomplishments​

Format of a recommendation letter

একটি সুপারিশপত্রে নিন্মোক্ত ৫টি উপাদানের উল্লেখ অবশ্যই থাকতে হয়ঃ

1. A brief introduction: যা সুপারিশকারীর পরিচয় সম্পর্কিত তথ্যাদি, আবেদনকারীর সঙ্গে তার (সুপারিশকারী) সম্পর্ক এবং ব্যক্তিগত পর্যায়ে প্রার্থীর সঙ্গে কাজের অভিজ্ঞতা।
2. Overview: আবেদনকারীর সক্ষমতা সম্পর্কে সুপারিশকারীর বাস্তব অভিজ্ঞতা নির্ভর মতামত এবং যা এই সুপারিশপত্রের গ্রহীতা বুঝতে পারবে এমনভাবে একটি Overview উল্লেখ করা।
3. A personal story: আবেদনকারীর সঙ্গে সুপারিশকারীর বাস্তবে ঘটা একটি ব্যক্তিগত ঘটনা, যা আবেদনকারীর এক থেকে দুইটি বৈশিষ্ট্যকে বিশদভাবে প্রকাশ করে।
4. A closing statement: যে প্রার্থীর জন্য সুপারিশ করা হচ্ছে, সেই প্রার্থী কেনো সেই নির্দিষ্ট সুযোগটির জন্য যোগ্য, তা নির্দিষ্ট করে উল্লেখ করে দেয়া।
5. A signature: নাম এবং যোগাযোগের যাবতীয় তথ্য উল্লেখ করে দেয়া স্বাক্ষর।

Tips

উপরের আলোচনা সাপেক্ষে যাবতীয় নির্দেশনা অনুযায়ী সুপারিশপত্র লেখার ক্ষেত্রে কিছু অতিরিক্ত বিষয়ে খেয়াল রাখা উচিৎ।

• ইতিবাচকভাবে উপস্থাপন করা
• স্ট্যান্ডার্ড বিজনেস লেটারের ধরণ এবং বচনভঙ্গি বজায় রেখে তৈরি করা
• সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যোগ্যতা/গুণাবলীর দিকে বিশেষ মনযোগ দেয়া
• আবেদনকারীর পক্ষ থেকে অনুরোধকৃত নির্দেশনা অনুসারে সুপারিশপত্র তৈরি করা
• কোন তথ্যের বিষয়ে সন্দেহ থাকলে আবেদনকারী প্রার্থীর সঙ্গে আলোচনা করে নেয়া